نظم اداری به معنای ترتیب، سازماندهی و هماهنگی عناصر و عوامل مختلف در یک سیستم است و از اهمیت نظم در جوانب مختلف زندگی از جمله طبیعت، جامعه خانه و محیط کار نشأت می‌گیرد. عملکرد منظم طبیعت؛ تعامل بین عوامل زیستی، چرخش سیارات، فصول سال و دوره‌های طبیعی، اهمیت نظم در طبیعت را نشان می‌دهند. نظم در جامعه نیز، به معنای داشتن قوانین، مقررات و رویه‌هایی است که باعث هماهنگی و تعامل بین افراد و گروه‌ها شود. همچنین نظم سازمانی برای برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، مدیریت زمان، بهبود بهره‌وری و رفاه در محیط کار ضروری است. با ما در دلتامگ همراه باشید.
نظم اداری چیست؟
نظم در محیط کار از الزامات پیشبرد اهداف یک مجموعه است. حتی اگر این مجموعه از نفراتی اندک تشکیل شده باشد. نظم سازمانی شاخه‌های متنوعی دارد و برای انجام امور روزمره سازمان یا مجموعه از سوی همه کارکنان در بخش‌های مختلف از کارمند تا مدیر مجموعه راه‌گشا و ضروری خواهد بود. نظم و ترتیب سازمانی موجب ایجاد حالتی آرامش‌بخش و خوشایند در فضای کاری می‌شود و آرامش و تمرکز کارمندان در کار را افزایش می‌دهد.
متدهای اجرای نظم اداری
نظم سازمانی انواع گوناگونی دارد و متدهای رسیدن به نظمی ایده‌آل در یک مجموعه روز به روز در حال توسعه و گسترش هستند. نظم محدوده‌ای گسترده از رعایت بهداشت فردی در محیط کار، اصل امانت‌داری، وقت‌شناسی و تعهد به مجموعه را شامل می‌شود. نظم اداری همان‌طور که می‌تواند به بهبود روابط افراد در یک سازمان کمک کند، در صورتی‌که مرزهای محافظه‌کارانه‌ای برای کارکنان ایجاد کند می‌تواند مانع خلاقیت افراد یک سازمان شود. اهمیت به کارگیری متدی که علاوه‌بر پیشرفت کار به خلاقیت کارکنان نیز اجازه بروز و ظهور بدهد، اهمیت بسزایی دارد.
نظم اداری ژاپنی
نظم اداری ژاپنی، به عنوان یک مدل موفق در حوزه مدیریت و سازماندهی، به خصوص در صنعت و کسب و کار، شهرت دارد. این نظم اداری در ارزش‌ها و اصول فرهنگ ژاپنی ریشه دارند. برخی ویژگی‌ها و متدهای مشهور نظم اداری ژاپنی عبارتند از:
- کیفیت و دقت: نظم اداری ژاپنی تاکید زیادی بر کیفیت و دقت در انجام کار دارد. استفاده از فنون و تکنیک‌هایی برای بهبود کیفیت محصولات و خدمات، ارزش‌گذاری به جزئیات کوچک و دقیق و پیروی از استانداردهای بالا در تولید و ارائه محصولات از این اصول است.
- هماهنگی و تعامل: یکی از مهمترین ویژگی‌های نظم اداری ژاپنی، هماهنگی و تعامل بین اعضای سازمان است که اهمیت همبستگی و همکاری در سازمان، ارتباطات مؤثر، احترام به نقش و مسئولیت هر فرد و تصمیم‌گیری هماهنگ را سرلوحه قرار می‌دهد.
- هرم سازمانی: نظم اداری ژاپنی بر مبنای ساختار هرمی سازمانی استوار است، که هر فرد در سازمان درجه‌بندی شده و مسئولیت‌ها و اختیارات به صورت سلسله‌مراتبی تقسیم می‌شوند. همچنین، رسوم و قوانینی در سازمان وجود دارد که توسط همه اعضا رعایت می‌شود و به حفظ نظم و انضباط در سازمان کمک می‌کند.
- تفکر گروهی: نظم اداری ژاپنی، اهمیت زیادی برای تفکر گروهی و همکاری در تصمیم‌گیری و انجام کار قائل است. اعضای سازمان به جای تمرکز بر فردیت و خودمختاری، در جهت تحقق هدف‌های گروهی و اشتراک اطلاعات و تجربیات خود تلاش می‌کنند.
- آموزش مداوم: یکی از عوامل کلیدی در نظم اداری ژاپنی، آموزش مداوم است. سازمان‌ها در ژاپن برای بهبود عملکرد و کیفیت، به صورت مداوم برنامه‌های آموزشی برگزار می‌کنند و اعضا را در توسعه مهارت‌ها و به‌روزرسانی دانش خود تشویق می‌کنند.
- احترام و انضباط: احترام به اعضای سازمان، مدیران و مشتریان یکی از اصول اساسی نظم اداری ژاپنی است. انضباط در رفتارها و احترام به قوانین و قواعد سازمان و اجتماع، به حفظ نظم و تعادل در سازمان کمک می‌کند.
در کل، نظم اداری ژاپنی با تأکید بر کیفیت، هماهنگی، هرمی، تفکر گروهی و احترام، به عنوان یک سیستم موفق در مدیریت سازمان‌ها شناخته شده است. این نظم اداری به کاهش هدررفت منابع، بهبود عملکرد و افزایش توانمندی سازمان‌ها کمک می‌کند.
روش سیستماتیک نظم ژاپنی S5
نظم اداری S5 یک مدل مدیریتی و بهبود کیفیت است که از ژاپن به دیگر کشورها گسترش یافته است. این مدل بر اصول نظم، پاکیزگی، پرسش، پیشنهاد و پیوستگی (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) تأکید دارد. این مفاهیم در زبان ژاپنی با حرف (S) آغاز می‌شوند.
- Seiri (Sort): این اصل به معنای انتخاب و جدا سازی موارد ضروری و غیرضروری است. هدف از این اصل این است که مواد، ابزارها، تجهیزات و اطلاعات مورد استفاده را مشخص کنید و موارد غیرضروری را حذف کنید.
- Seiton (Set in order): این اصل به معنای ترتیب دادن به مواد، ابزارها و تجهیزات است. هدف از این اصل ایجاد نظم و ترتیب در محیط کار است تا موارد مورد نیاز برای هر فرد قابل دسترسی باشد.
- Seiso (Shine): این اصل به معنای پاکسازی و تمیزکاری است. هدف از این اصل حفظ نظافت و بهداشت محیط کار و تجهیزات است.
- Seiketsu (Standardize): این اصل به معنای استانداردسازی فرآیندها و روش‌ها است. هدف از این اصل تضمین استفاده مستمر از سایر اصول و ایجاد یک سیستم مستدام برای حفظ نظم و ترتیب است.
- Shitsuke (Sustain): این اصل به معنای حفظ و تثبیت اصول اجرایی است. هدف از این اصل ایجاد روحیه و اراده برای رعایت نظم و استانداردهای تعیین شده است.
مدل نظم اداری S5 بر اساس استفاده از مزایای نظم سازمانی، اصول، بهبود کیفیت، بهره‌وری و ارتقاء فرآیندها و عملکرد هدفمند سازمان بنا شده است.
نتیجه‌گیری
به‌طور کلی نظم اداری فواید زیادی را متوجه سازمان می‌کند. مواردی از قبیل بهره‌وری بالاتر، کاهش خطا و اشتباهات، افزایش رضایت کارکنان، بهبود ارتباطات و تشخص سازمانی مجموعه خواهد شد. نظمی منعطف که با ویژگی‌های انسان مدرن سازگاری داشته باشد و نیازهای او را در مدل سازمانی مورد توجه قرار دهد به داشتن سازمانی خلاق و هدفمند و برقراری نظم اداری مطلوب کمکی روزافزون خواهد کرد.
پیشنهاد مطالعه: شماره پلاک خودرو به تفکیک استان را بخوانید.
